Estamos vivendo um dos – se não o – momentos mais desafiadores desta geração. Com a pandemia decretada, muitos tiveram a sua rotina completamente transformada, tanto no âmbito pessoal como no profissional.
Gestores, por exemplo, estão tendo que exercer uma espécie de gestão a distância, pela internet, o que demanda foco e determinação em dobro para manter as equipes motivadas, mesmo trabalhando de casa.
E se você ocupa um cargo de gestão e está enfrentando dificuldades para gerenciar a distância, acaba de chegar ao lugar certo. A seguir estão reunidas algumas dicas que podem ajudar a liderar a distância e manter a motivação no home office. Vamos lá!
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6 dicas sobre como gerenciar a distância e manter a motivação das equipes + Aplicativos de Produtividade?
1. Tenha um bom planejamento
Se você está acostumado a distribuir as tarefas sob demanda, ou seja, conforme elas vão surgindo durante o expediente, é preciso mudar essa mentalidade para que a gestão a distância funcione.
O bom planejamento nesse formato de trabalho é essencial para manter a motivação home office e a produtividade de todo o time.
Esse planejamento pode ser feito em uma reunião semanal, quinzenal ou até mensal, depende de como funciona melhor para o seu negócio e equipe. O importante é que cada colaborador comece o dia sabendo exatamente o que fazer – isso evita procrastinação e mantém o desempenho positivo.
2. Faça encontros por videochamada
Não basta ter um bom planejamento se o desempenho de cada colaborador não for acompanhado de perto. Por isso, mesmo trabalhando a distância, cada integrante da equipe precisa se lembrar de que está trabalhando remoto, mas não sozinho, e os encontros periódicos por videochamada são fundamentais.
Essas reuniões podem acontecer mais de uma vez por semana, semanalmente ou na frequência que melhor funcionar para a sua equipe.
É importante que haja uma pauta completa do que será abordado em cada encontro – incluindo uns minutinhos de bate papo descontraído –, afinal o time também precisa estar integrado e com um bom relacionamento, mesmo de longe.
» Leia também: 11 ideias para aumentar a produtividade das equipes
3. Distribua tarefas e prazos com clareza
O planejamento estruturado e os encontros semanais têm como principal objetivo manter a gestão transparente, sem entrelinhas. Ou seja, com tarefas e prazos muito claros, para que ninguém fique sem saber o que fazer e quando fazer.
O gestor não pode cair na armadilha de esperar proatividade o tempo todo. Sendo assim, o que precisa ser feito deve ser delegado ao funcionário responsável sempre, principalmente quando a equipe está trabalhando a distância.
4. Mantenha o time motivado
Você, gestor, sabe mais do que ninguém que, ao trabalhar com pessoas, sobretudo na posição de gestor, é um grande desafio. Afinal, mesmo seguindo a risca todos os processos anteriores – planejamento, reuniões e distribuição eficiente de tarefas –, pode acontecer de algumas pessoas da equipe não responderem como esperado. Nesse caso, a causa pode ser a falta de motivação.
Manter a equipe motivada é o recheio que mantém os processos todos unidos, funcionando como esperado. Por isso, mesmo a distância, é imprescindível adotar algumas técnicas de motivação. Veja algumas delas, adotadas principalmente por coachs e gestores experientes:
- Dê feedbacks constantes – o trabalho home office pode ser uma grande novidade para toda ou boa parte da equipe, e os feedbacks são essenciais para que cada pessoa saiba se está, ou não, no caminho certo.
- Comemore as vitórias de cada um – um upselling foi conquistado? a meta de conversões foi batida? Celebre essas conquistas junto aos responsáveis. Nada é mais motivador do que sentir o reconhecimento do chefe. Pode apostar!
- Defina metas alcançáveis – estipular metas é essencial para manter a equipe motivada. Contudo, quando impossíveis de alcançar, elas provocam o efeito contrário e acabam desestimulando os colaboradores. Por isso, ao definir os objetivos de cada equipe, lembre-se que eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporal – ou seja, precisam ter um prazo máximo.
- Invista em capacitação – outra maneira de motivar a equipe é promovendo a capacitação e melhoria de cada um dos colaboradores. No caso específico do trabalho home office, isso pode ser feito por meio da compra de cursos, palestras motivacionais online e workshops na modalidade online para os funcionários.
5. Torne a comunicação fácil e organizada
Para uma empresa acostumada a trabalhar de forma presencial, adaptar a comunicação a distância pode ser um grande desafio. Afinal, em condições normais, é só levantar da mesa e se dirigir até fulano ou ciclano para tirar uma dúvida ou convocar uma reunião.
Já no home office, é preciso acionar a pessoa por meio de um dos canais disponíveis (e-mail, celular, chat ou aplicativo de mensagens) e esperar a resposta – que nem sempre virá imediatamente.
Por isso, é importante determinar um tempo máximo de respostas no caso de mensagens via chat, escolher um canal específico para assuntos urgentes e definir qual a ferramenta oficial de comunicação. Hoje, existem várias ferramentas ótimas, e mais adiante você poderá conhecer algumas delas.
6. Use as ferramentas adequadas para produtividade
A última dica desta lista é usar a tecnologia a seu favor, adotando as ferramentas adequadas criadas especificamente para gerenciar a distância. Aqui entram as ferramentas de otimização do tempo, gerenciamento de projetos, comunicação, entre outras. Existem várias opções inclusive gratuitas que podem ser de grande utilidade, você sabia?
Veja a lista de apps para produtividade home-office a seguir:
- Slack – Chat Profissional para Empresas
- Zoom – Reuniões e Conferências em Vídeo
- Trello – Gestão de Projetos e Tarefas
- ThunderBird – Gestão de E-mail Profissional
- Evernote – Gestão de Notas e Tarefas
- Slite – Gestão de Notas e Tarefas
- Pocket – Gestão de Links de Sites
- Google Drive – Armazenamento de Arquivos e Documentos
- Toggl – Gestão de Tempo
- RescueTime – Gestão de Tempo
- Loom – Gravador de Tela
- Organizze – Gestão Financeira
- DocuSign – Assinatura Digital
- Beber Água – Mantenha-se Hidratado
- Todoist – Checklist Simples por Categoria
Se você não conhece a maioria dessas ferramentas, o nosso post 15 ferramentas/apps para manter a produtividade Home Office explica exatamente para que cada uma delas serve e como isso pode ajudar a liderar a distância e manter a motivação home office.
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